Der Hinweis einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters, von Kunden oder Geschäftspartnern zu einem Gesetzesverstoß oder einem Verstoß gegen interne Compliance Regeln langt bei der Ombudsstelle ein. Die Ombudsfrauen können telefonisch, per Mail oder per Online-Formular erreicht werden.

Hinweise können sowohl offen als auch anonym an die Ombudsstelle herangetragen werden. Sie werden in jedem Fall vertraulich behandelt und nur dann an das betreffende Unternehmen kommuniziert, wenn dies der Hinweisgeber/die Hinweisgeberin ausdrücklich wünscht.

Zunächst prüfen die Ombudsfrauen, ob der Hinweis ein Thema betrifft, das in die Zuständigkeit der Ombudsstelle fällt. Im Falle von Kundenreklamationen oder sonstigen Anfragen, werden die Hinweisgeber an die korrekten internen Servicestellen des betreffenden Unternehmens weitergeleitet. 

Handelt es sich um ein Compliance-Thema, werden die Ombudsfrauen entsprechend tätig.

Sofern der Hinweisgeber oder die Hinweisgeberin ein Beratungsgespräch im Zusammenhang mit einem möglichen oder konkreten Regelverstoß wünscht, ist dies jederzeit kostenlos und vertraulich möglich. 

Die Ombudsfrauen sind dem Unternehmen gegenüber nicht zur Offenlegung verpflichtet. Es folgen keinerlei Konsequenzen, wenn sich eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter bzw ein Kunde oder Geschäftspartner an die Ombudsstelle wendet. 

Nur wenn der ausdrückliche Wunsch der Hinweisgeberin bzw des Hinweisgebers besteht, wird das Unternehmen bzw einzelne Vertrauenspersonen innerhalb des Unternehmens in die Angelegenheit miteinbezogen.

Gemeinsam erarbeiten Hinweisgeber, Unternehmen und Ombudsfrauen eine Lösung.